এই লেখাটা রেকর্ড রাখা নিয়ে, কর নিয়ে নয়। আপনার দোকানের কত দিতে হবে বা কোন পদ্ধতিতে পড়বে — সে প্রশ্ন যিনি আপনার রিটার্ন তৈরি করেন তাঁর, আর উত্তরগুলো বদলায়ও। যেটা বদলায় না তা হলো, যিনি রিটার্ন বানাবেন তাঁকে আপনার বিক্রিটা পড়তে পারতে হবে — আর মেয়াদ শেষের ঝামেলার বেশির ভাগটা নিয়ম থেকে নয়, ওখান থেকেই আসে।
রসিদ আর রেকর্ড এক জিনিস নয়
রসিদ খদ্দেরকে বলে তিনি কত দিলেন। রেকর্ড আপনাকে ছয় মাস পরে বলে — কী বেচা হয়েছিল, কোন দামে, কোন হিসাবে, কার হাতে, আর কোন স্টকের বিপরীতে। একটা দোকান চমৎকার রসিদ ছাপতে পারে, অথচ হিসাবরক্ষকের হাতে দেওয়ার মতো কিছুই তার না থাকতে পারে।
পরীক্ষাটা সোজা। ছয় মাস আগের একটা দিন বাছুন, আর যা রেখেছেন তা থেকে ওই দিনের মোটগুলো বের করার চেষ্টা করুন। এক মিনিটের বেশি লাগলে বুঝবেন রেকর্ডটা যতটা কাজ করার কথা, ততটা করছে না।
হিসাবের ধরনটা লাইনেই বসুক, মাথায় নয়
আলাদা লাইনের হিসাব আলাদা হতে পারে, আর কোনটা কোনটা তা তিন মাস পরে মনে করার জিনিস নয়। বিক্রি ওঠার মুহূর্তেই প্রতিটি লাইন তার নিজের ধরন আর নিজের অঙ্ক বহন করবে, আর বিক্রিটা বহন করবে তাতে যা দাঁড়াল সেই মোট।
কারণটা পরিপাটি দেখানো নয়। মোটটা যদি পরে গিয়ে সবকিছুর ওপর একটা হার বসিয়ে বের করা হয়, তাহলে ওই হার বদলালে — বা কোনো লাইন ভুল শ্রেণিতে ছিল বোঝা গেলে — ইতিহাসটা চুপচাপ বদলে যায়। অঙ্কটা বিক্রির সঙ্গেই জমা থাকলে আপনি যা নিয়েছিলেন তা-ই থাকে, আর সংশোধন সংশোধন হিসেবেই দেখা যায়।
নম্বরের একটাই ধারা, তালাবদ্ধ
বাইরের কেউ হিসাব দেখতে বসলে সবার আগে নম্বরের ধারাটাই দেখেন, কারণ ফাঁক আর একই নম্বরের পুনরাবৃত্তি চোখে পড়ে সহজে আর ব্যাখ্যা করা যায় কঠিনে। দুই কাউন্টার আলাদা করে নম্বর দিলে একদিন ধাক্কা লাগবেই, আর কেউ কিছু নতুন করে বসালে ধারাটা যদি আবার এক থেকে শুরু হয়, সেটা আরও খারাপ।
নম্বরটা একটাই জায়গা থেকে আসুক, কাগজটা ইস্যু হওয়ার মুহূর্তে, আর কখনও আবার ব্যবহার না হোক। কাগজ বাতিল হলে নম্বরটা ব্যবহৃতই থাকবে, আর বাতিলের কথাটা তার বিপরীতে লেখা থাকবে।
বাতিল করুন উল্টো এন্ট্রিতে, মুছে নয়
মুছে ফেলা বিক্রি একটা গর্ত। উল্টো এন্ট্রিতে বাতিল করা বিক্রি হলো জোড়া এন্ট্রি, যা বলে কী হয়েছিল আর কেন — আর প্রশ্নের মুখে এই সংস্করণটাই টেকে। ফেরতের বেলাতেও তাই: ফেরত নিজেই একটা কাগজ, যা মূল কাগজটার দিকে দেখায় — মূল কাগজের সম্পাদনা নয়।
এই একটাই অভ্যাস একগাদা বিক্রিকে এমন কিছুতে বদলে দেয়, যা থেকে হিসাবরক্ষক আপনাকে কিছু মনে করতে না বলেই কাজ করতে পারেন।
প্রতি মেয়াদে যা বের করতে পারা দরকার
- মোট বিক্রি, প্রতিটি লাইনের হিসাবের ধরন অনুযায়ী ভাগ করা।
- একাধিক শাখা থাকলে একই অঙ্কগুলো শাখাভিত্তিক।
- ইস্যু করা কাগজের তালিকা, ধারায় কোনো ফাঁক ছাড়া, আর বাতিলগুলো বাতিল হিসেবেই দেখানো।
- একই মেয়াদের কেনাকাটা, সরবরাহকারীর কাগজসহ।
- দিন ধরে ধরে মোট, যাতে একটা তারিখ নিয়ে প্রশ্ন এলে গোটা মাস আবার সাজাতে না হয়।
এই পাঁচটা যদি কয়েক মিনিটেই বেরিয়ে আসে, তাহলে মেয়াদের শেষ মানে এক বিকেল। এর একটাও যদি হাতে সাজাতে হয়, তাহলে এক সপ্তাহ — আর সেই সপ্তাহটা প্রতিবার ফিরে আসে।
ব্যবসায়িক দিন নিয়ে একটা কথা
রাত এগারোটায় বন্ধ হওয়া ফার্মেসি রাত বারোটা পাঁচেও একই ব্যবসায়িক দিনেই বেচছে। মধ্যরাত নয়, আপনি আসলে যে ব্যবসায়িক দিন ধরে চলেন সেই অনুযায়ী অঙ্কগুলো সাজান — নইলে প্রতিটি রাত পরের দিনে গড়িয়ে যায়, আর দিনের মোট ড্রয়ারের সঙ্গে মেলা বন্ধ করে দেয়।
সফটওয়্যার কোথায় কাজে লাগে
ওপরের কোনোটার জন্যই কম্পিউটার লাগে না। সবটাই কম্পিউটারে সহজ হয়, আর যে জায়গায় কম্পিউটার সত্যিই ভালো, সেটা হলো ভুলে না যাওয়া: নম্বরের ধারা, লাইনে বসা হিসাবের ধরন, আর সেই উল্টো এন্ট্রি যা পুরো সূত্রটা পড়ার মতো রাখে।
ফার্মাসেল প্রতিটি বিক্রি তার হিসাবের ধরন আর ব্যাচসহ জমা রাখে, কাগজের নম্বর দেয় একটাই তালাবদ্ধ ধারা থেকে, আর মোছে না — উল্টো এন্ট্রি দেয়। সাত দিন ফ্রি, কার্ড লাগবে না, আর পুরোনো হিসাব আপনার সঙ্গেই চলে আসে।