বেশির ভাগ ফার্মেসির আসলে স্টকের সমস্যা নেই। আছে দেখতে না পাওয়ার সমস্যা, যেটা বছরে দুবার স্টকের সমস্যা হয়ে দাঁড়ায় — সাধারণত মাসের শেষে, যখন হাতের টাকায় আগের মতো কুলোয় না।
ছোট দোকানে স্টক নিয়ন্ত্রণ কোনো বড় ব্যবস্থা বসানোর ব্যাপার নয়। এটা চারটে সংখ্যা, যেগুলো সাধারণ একটা দিনে দেখে নিতে হয় — আর সেই অভ্যাসগুলো, যেগুলো সংখ্যাগুলোকে সত্যি রাখে।
এক: কোনগুলো রিঅর্ডার লেভেলের নিচে
যেসব লাইনের ওপর আপনি সত্যিই নির্ভর করেন, শুধু সেগুলোর জন্য একটা রিঅর্ডার লেভেল ঠিক করুন — সবকিছুর জন্য নয়। বেশির ভাগ দোকানে হাজার দুয়েক পণ্যের মধ্যে সেটা কয়েকশ। এই তালিকাটাই তৈরি করে ওই প্রশ্ন — "আছে?" — আর ওই উত্তর — "আজ নেই"।
লেভেলটা কোনো বিজ্ঞান নয়। সপ্তাহে যা বেচেন তার দ্বিগুণ ধরুন, এক মাস দেখে তারপর সামান্য এদিক-ওদিক করুন। একটু ভুল অথচ নিয়মিত দেখা লেভেল, একবার কষে আর কোনোদিন না ছোঁয়া নিখুঁত লেভেলের চেয়ে অনেক কাজের।
দুই: কোনগুলো নড়ছে না
উল্টো তালিকা, আর যেটা কেউ দেখে না। নব্বই দিনে যা বিক্রি হয়নি, তা তাকে বসে থাকা নগদ টাকা — আর ছোট দোকানে ওই টাকার কারণেই পরের অর্ডারটা ছেঁটে দিতে হয়।
সংখ্যার ক্রমে নয়, টাকার ক্রমে ধরুন। সস্তা কিছুর বিশটা বাক্স বিরক্তিকর; দামি কিছুর তিনটা বাক্স এক সপ্তাহের লাভ। সরবরাহকারী নিলে ফেরত দিন, মেয়াদ থাকতে থাকতে ছাড়ে ছাড়ুন, নয়তো যে শাখায় চলে সেখানে পাঠান — এই ক্রমেই।
তিন: নব্বই দিনের ভেতর কী মরছে
মেয়াদ সেই সংখ্যা, যেটা দেরি করলে শাস্তি দেয়। নব্বই দিন হাতে থাকলে পথ আছে — সরবরাহকারীর কাছে দাবি, ছাড়, বা অন্য শাখায় পাঠানো। ত্রিশ দিনে পথ একটা। তারিখ পেরিয়ে গেলে থাকে শুধু ডাস্টবিন আর এমন একটা লোকসান, যা আর কারও কাছ থেকে ফেরত পাওয়া যায় না।
সপ্তাহে একবার পড়ুন, ওপরের দিকেরগুলোয় হাত দিন, বাকিটা অপেক্ষা করুক। যে তালিকা নিয়ে কেউ কিছু করে না, সেটা বাড়তে বাড়তে একসময় নীতিগতভাবেই উপেক্ষিত হয়।
চার: গোনা আর হিসাব — দুটোর ফারাক
পুরো স্টক গুনতে দোকান বন্ধ করবেন না। সপ্তাহের একটা নির্দিষ্ট দিনে একটা টুকরো গুনুন — একটা তাক, এক সরবরাহকারীর মাল, কিংবা এক শ্রেণি — আর সিস্টেম যা বলছে তার সঙ্গে মিলিয়ে দেখুন। দু-এক মাসে একবারও দোকান বন্ধ না করে সবটাই গোনা হয়ে যাবে, আর প্রতিটা ফারাক ধরা পড়বে যখন সেটা ব্যাখ্যা করার মতো ছোট।
ফারাক মানেই তথ্য। যে লাইনে সবসময় কম পড়ে, সেটা হয় চুরি, নয় ভাঙচুর, নয় তোলার ভুল — চার সপ্তাহের ছোট ছোট গোনায় এই তিনটে দেখতে একেবারে আলাদা লাগে। আর যে লাইনে সবসময় বেশি থাকে, সেটা সাধারণত দুবার তোলা কোনো চালান।
যে অভ্যাসে সংখ্যাগুলো সত্যি থাকে
- সব মাল ঢুকবে রিসিভের ভেতর দিয়ে। যে বাক্স রিসিভ না হয়ে তাকে ওঠে, সেটা যতদিন ওখানে থাকবে ততদিন হিসাবটা ভুল থাকবে। এই একটাই অভ্যাস ঠিক করে দেয় ওপরের চারটে তালিকার আদৌ কোনো মানে আছে কি না।
- সব মাল বেরোবে বিক্রি, ফেরত বা নষ্টের এন্ট্রি দিয়ে। পাশের দোকানদারকে দেওয়া পাতাটাসহ, আর ভেঙে যাওয়া বোতলটাসহ। বিশেষ করে ওগুলো — কারণ ওগুলোই সেই ফারাক, যা খুঁজতে আপনার একটা শনিবার যাবে।
- পরে গিয়ে কিছু সম্পাদনা নয়। ভুল শুধরান নতুন এন্ট্রি দিয়ে, যেখানে লেখা থাকবে কোনটা শুধরাচ্ছে। যে স্টকের হিসাব চুপচাপ বদলে দেওয়া যায়, সেটা আর কোনো কিছুর প্রমাণ থাকে না।
ছোট দোকান কোনটা দিয়ে শুরু করবে
একটাই যদি করেন, নব্বই দিনের মেয়াদের তালিকাটা করুন। এটাই সবচেয়ে দ্রুত নিজের খরচ তুলে দেয়, আর এতে কিছু গুনতেও হয় না। দুটো করলে সঙ্গে সাপ্তাহিক টুকরো-গোনা যোগ করুন, কারণ ওটাই বলে দেয় বাকি সংখ্যাগুলো বিশ্বাস করার যোগ্য কি না।
রিঅর্ডারের তালিকা তিন নম্বরে, এক নম্বরে নয়। ওটাই সবচেয়ে জরুরি মনে হয় আর খদ্দেরের চোখেও পড়ে, কিন্তু ওটা নিয়ে সরবরাহকারীরাও আপনাকে মনে করিয়ে দেবেন। চুপচাপ মেয়াদ ফুরিয়ে যাওয়া বাক্সগুলোর কথা কেউ মনে করিয়ে দেয় না।
নিজের চারটে সংখ্যা দেখে নিন
ফার্মাসেল চারটেই এক পর্দায় রাখে আর বিক্রির সঙ্গে সঙ্গে হালনাগাদ করে। ট্রায়াল সাত দিনের, কার্ড লাগে না, আর শুরুর আগেই আপনার পণ্য ও সরবরাহকারীর তালিকা আমরা তুলে দিই।