খাতা ছেড়ে যাঁরা সফটওয়্যারে যান, তাঁদের ভয়টা সবার একই: এমন একটা সপ্তাহ, যখন খাতা বন্ধ হয়ে গেছে, কম্পিউটারের ওপর ভরসা এখনও আসেনি, আর স্টক নিয়ে সাধারণ একটা প্রশ্নেরও উত্তর কারও কাছে নেই। ওই সপ্তাহটা এড়ানো যায়, আর এড়ানোর পুরোটাই ক্রমের ব্যাপার।
পুরোনো হিসাব দিয়ে শুরু করবেন না
প্রথম ইচ্ছেটা হয় গত দুই বছরের সব তুলে দেওয়ার, যাতে নতুন সিস্টেম সব জানে। করবেন না। এতে সপ্তাহের পর সপ্তাহ যায়, আর যত কাজ এখানেই আটকে থাকে। লাভটাও প্রায় শূন্য — দুই সপ্তাহের পুরোনো একটা সিস্টেমে কেউ গত বছরের বিক্রি খোঁজে না, খোঁজে গত সপ্তাহেরটা।
খাতাটা রেখে দিন। তাকেই থাকবে, পড়াও যাবে। আপনি সরাচ্ছেন সামনের দিনগুলো, পেছনেরগুলো নয়।
যে ক্রমে কাজ হয়
এক: পণ্যের তালিকা। কেবল এই অংশটাই যত্ন করে করার মতো, কারণ বাকি সব এর ওপরেই ঝোলে। এর বেশির ভাগই টাইপ করতে হয় না — শেয়ার করা ড্রাগ মাস্টারে ব্র্যান্ড, জেনেরিক আর প্রস্তুতকারক আগে থেকেই আছে, কাজ শুধু নিজেরগুলো বেছে নেওয়া। আসল মনোযোগ দরকার নিজের প্যাক সাইজ আর নিজের বিক্রয়মূল্যে।
দুই: সরবরাহকারী। নাম, ফোন নম্বর, শর্ত। সাধারণত কুড়ি মিনিট, আর এতেই প্রথম চালান থেকে মাল ঢোকানোর হিসাব চালু হয়ে যায়।
তিন: ওপেনিং স্টক, ব্যাচ ধরে। এই অংশটা নিয়েই সবার ভয়। একক কাউন্টারের বেশির ভাগ দোকানে এটা এক সন্ধ্যার কাজ, যদি বাস্তব পথে করেন: তাকের জিনিস গুনুন, কার্টন দেখে ব্যাচ আর মেয়াদ বসান, আর মেনে নিন যে গোটা কয়েক পুরোনো জিনিস তারিখ ছাড়াই উঠবে, কারণ তার কার্টন কবেই চলে গেছে।
চার: খদ্দেরের বাকি। প্রতিটি বাকিদারের আজকের বাকিটা একটা ওপেনিং অঙ্ক হিসেবে, সঙ্গে যে তারিখে হিসাবটা কষলেন সেই তারিখ। পুরোনো ইতিহাস নয় — ওপরে যা বললাম।
এক সপ্তাহ দুটোই চালান, তারপর থামুন
সপ্তাহখানেক প্রতিটি বিক্রি কম্পিউটারে তুলুন, আর খাতাটাও আগের মতোই লিখতে থাকুন। ওই সপ্তাহে কাজ দ্বিগুণ হবে, তবু এটা করার মতো: প্রতিদিন শেষে দুটো মেলা উচিত, আর যেখানে মেলে না সেখানেই আপনার দোকান আসলে কীভাবে চলে তার একটা নির্দিষ্ট তথ্য পাওয়া যায়।
তারপর একটা নির্দিষ্ট তারিখে খাতা বন্ধ করুন। "মন যেদিন সায় দেবে" নয় — দিনটা আগে থেকে ঠিক করে কর্মীদের বলে দিন। যেসব দোকান অনির্দিষ্টকাল দুটোই চালায়, তাদের হাতে থাকে দুটো আধা-সত্য, আর কোনোটার ওপরেই ভরসা থাকে না।
শুরুতে যা ভুল মনে হবে, অথচ ভুল নয়
- প্রথম কয়েক দিন বিক্রিতে বেশি সময় লাগে। লাগে। দ্বিতীয় সপ্তাহের শেষে খাতার চেয়ে দ্রুত হয়ে যায়, কারণ দাম আর ব্যাচ তখন আর কাউকে মনে রাখতে হয় না।
- কোথাও স্টকের অঙ্ক ভুল থাকবে। গোটা কয়েক লাইনে থাকবেই। ইতিহাস বদলে নয়, গুনে সমন্বয় দিয়ে ঠিক করুন; পনেরো দিনেই থিতু হয়ে যায়।
- কর্মীরা গাঁইগুঁই করেন। সাধারণত কারণ কেউ তাঁদের বলেনি কেন। আসল কারণটা — ড্রয়ার নিয়ে কম ঝগড়া আর কম মাল ফেলা — তাঁরাও মানেন।
যা কাগজেই থাকবে
কিছু জিনিস কাগজেরই, চিরকাল থাকবে: ক্যাশবাক্সে সেঁটে রাখা দেরি হওয়া চালানের চিরকুট, প্রেসক্রিপশন প্যাড, সন্ধ্যার শিফটের জন্য রেখে যাওয়া বার্তা। খাতা ছাড়ার মানে কলম-কাগজ ছাড়া নয়; যে দোকান সবকিছু পর্দায় তুলতে যায়, সে সাধারণত কিছুই তুলতে পারে না।
প্রথম মাসেই যা পাবেন
আগে যা ছিল না, সেই মেয়াদের তালিকা। দিন শেষের এমন একটা হিসাব, যা বলে দেয় ড্রয়ার মিলেছে কি না। বাকির এমন খাতা, যা মালিককে না ডেকেই কাউন্টারের যে কেউ পড়তে পারেন। আর যিনিই বিক্রি করুন, একটাই দাম। এর কোনোটার জন্যই এক বছরের পুরোনো হিসাব লাগে না — পণ্যের তালিকা ওঠার দিন থেকেই সবগুলো কাজ শুরু করে।
প্রথম দুই ধাপ আমরাই করে দিই
পণ্যের তালিকা আর সরবরাহকারীর তালিকা তুলে দেওয়া আমাদের কাজ — এক্সেল থেকে, অন্য সফটওয়্যার থেকে, এমনকি খাতার ছবি থেকেও। ট্রায়াল সাত দিনের, কার্ড লাগে না, আর সেটআপটা ঘড়ি চালু হওয়ার আগেই হয়ে যায়।